Welches Tool ist das Beste für elektronische Signaturen?

Die Auswahl des geeigneten Tools für das digitale Vertragsmanagement umfasst zahlreiche Faktoren, die abhängig von den Umständen eines Unternehmens und den Standards der Branche berücksichtigt werden sollten.

Ilker Celik | 09. Juli 2021 | Lesezeit: 5 Minuten

Oft bieten Tools nicht nur das simple, digitale Unterschreiben eines Vertrags an, sondern Zusatzfunktionen, die das Vertragsmanagement individuell effizienter gestalten können.

Doch der Markt scheint von sogenannten E-Signature-Tools überflutet zu sein, was die Suche nach der geeigneten Software erschwert. Dieser Artikel soll die bekanntesten E-Signatur-Optionen näher beleuchten und die Vor- sowie Nachteile jedes Tools hervorheben.

Zu beachten ist jedoch, dass jedes Unternehmen auf seine eigene Weise funktioniert. Manche Funktionen mögen für ein Unternehmen von Vorteil sein, während sie für andere irrelevant oder sogar von Nachteil sein können. Deshalb sollten alle hier aufgeführten Inhalte evaluiert und in den Kontext des eigenen Unternehmens gesetzt werden.

Was sind E-Signature-Tools?

E-Signature-Tools dienen grundsätzlich zur Einholung und zum Einfügen elektronischer Signaturen bzw. Unterschriften in elektronische Dokumente. Die Vorgänge erfolgen hierbei digital und ersetzen deshalb eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten. Lästiges Ausdrucken, schriftliches Unterschreiben, Einscannen und Verschicken bleiben so jeder unterschreibenden Instanz erspart. Die erteilten, elektronischen Signaturen bleiben dabei genauso rechtsgültig wie übliche, händische Signaturen.

Übrigens: Elektronische Signaturen sind nicht gleich digitale Signaturen. “Elektronische Signatur” ist ein rechtlicher Begriff und vergleichbar mit einer üblichen Signatur, während “digitale Signatur” in den Bereich der Mathematik und der Kryptografie fällt und ein verschlüsseltes, komprimiertes Dokument darstellt.

Was sollte bei der Entscheidung beachtet werden?

Unternehmensgröße: Als kleines Unternehmen lohnt es sich nicht, ein Tool auszuwählen, das ausschließlich an die Anforderungen großer Unternehmen angepasst wurde. Ein übersichtliches Tool mit begrenztem Funktionsumfang und niedrigem Preis ist da vermutlich die bessere Entscheidung.

Preis: In welchem Verhältnis stehen der Preis pro Nutzer und die tatsächliche Zeitersparnis? Manche Tools lohnen sich zudem preislich erst, wenn sie im Unternehmen von mehreren Nutzern verwendet werden.

Mobilversion: Zahlreiche E-Signature-Tools gibt es auch als App, damit auch mobil Unterschriften gesetzt werden können. Hier sollte man sich fragen, ob solch eine Funktion benötigt wird. Möglicherweise ist dies sogar ein Kundenwunsch?

Funktionsumfang: Viele der Tools bieten nicht nur die Funktion des Einforderns elektronischer Unterschriften an. Daher sollte sich gefragt werden, welche Funktionen noch von Interesse sein könnten. Soll die Software das komplette Vertragsmanagement übernehmen oder wird wirklich nur das elektronische Unterschreiben benötigt?

Templates: Die meisten E-Signature-Tools enthalten Vertragsvorlagen. Allerdings besitzen nicht alle Tools die Möglichkeit, umfangreiche Templates selbst zu erstellen. Wenn das Interesse besteht, das Vertragsmanagement komplett über ein E-Signature-Tool zu übernehmen, sollten bestehende Verträge idealerweise über die Software nachgestellt werden, um ständige Up- und Downloads zu vermeiden.

Kompatibilität: Wird Windows, Google oder doch ein anderes Betriebssystem verwendet? Manche E-Signature-Tools spezialisieren sich ausschließlich auf ein System. Das sollte vor einer Entscheidung definitiv berücksichtigt werden.

Integrationen: Eine Vielzahl von E-Signature-Tools ermöglichen Integrationen mit Drittanbieter Tools. So ist es beispielsweise möglich, die Software mit CRM-Programmen zu verbinden und Kundendaten direkt in Verträge zu ziehen. Ein Blick in die Integrationen-Übersicht jedes Tools lohnt sich also. Übrigens: Alle unten vorgestellten Tools können über Zapier mit anderen Tools/Programmen verknüpft werden.

Die besten E-Signature-Tools:

  1. PandaDoc
  2. DocuSign
  3. SignNow
  4. HelloSign
  5. Adobe Sign
  6. eversign

Die oben genannten Tools sollen nicht in einer bestimmten qualitativen Reihenfolge gesehen werden. Jedes Unternehmen muss individuell abwägen, welches Tool am besten zu den Unternehmensprozessen passt. Dennoch ist die Auswahl der Tools nicht willkürlich gesetzt: Es sind die am weitesten verbreiteten Tools und zählen dank sehr guter Bewertungen zu den Besten auf dem Markt.

PandaDoc

Unternehmensgröße: S | M | L

Preis: € € € € € 

App: iOS & Android

Free Trial: 14 Tage

pandadoc_Electronic Signatures
Die preisgekrönte Online-Software PandaDoc besticht durch ihre moderne Benutzerfläche sowie ihre hohe Benutzerfreundlichkeit. Die E-Signatur-Lösung ist Teil eines großen Datenmanagement-Tools, welches Drag-and-Drop-Formulare, automatisierte Workflows und vollständige Prüfprotokolle umfasst. Eine Reihe von Integrationen (CRM-, Zahlungs- und Dateispeicher-Apps) werden ebenfalls angeboten. Besonders Sales Teams sollten von dieser Software profitieren.

Im Vergleich zu den anderen Tools hat PandaDoc das umfassendste Angebot und die meisten Möglichkeiten für die Verwaltung von Verträgen und Dokumenten. Zudem bietet PandaDoc die umfangreichste Vorlagen-Erstellung, mit welcher komplette Verträge erstellt werden können.

Wer keine umfangreiche Software benötigt, sollte am besten nach anderen Tools schauen, denn PandaDocs zahlreiche Funktionen sind nur sinnvoll, wenn seine Anwender sie auch tatsächlich verwenden.

DocuSign 

Unternehmensgröße: S | M | L

Preis: € € € € € 

App: iOS & Android

Free Trial: 30 Tage

docusign_Electronic Signatures
Mit mehr als 200 Millionen Anwendern ist DocuSign mit Abstand die beliebteste E-Signatur-Software auf dem Markt. Die Software ist intuitiv sowie einfach zu bedienen und lässt sich mit einer hohen Vielzahl von Drittanbieter-Tools integrieren. Wenn Integration einen wichtigen Entscheidungsfaktor darstellt, ist DocuSign womöglich die richtige Entscheidung. 

Zudem legt DocuSign einen besonders großen Wert auf Sicherheit bei der Speicherung von Daten und beim gesamtem E-Signatur-Prozess. Die Software verfügt deshalb auch über viele hochrangige Sicherheitszertifizierungen (sowohl in Europa als auch in den USA). 

Insbesondere bei mehreren Verwendern lohnt sich die Software. Bei Single-Usern kann die Software recht teuer ausfallen.

SignNow

Unternehmensgröße: S | M | L

Preis: € € 

App: iOS & Android

Free Trial: 7 Tage

signnow_Electronic Signatures
SignNow punktet mit einer einfachen, übersichtlichen und mobilfreundlichen Software, die zahlreiche Auszeichnungen erhalten hat. Es eignet sich insbesondere für kleinere Unternehmen aufgrund der einfachen Benutzeroberfläche, des Umfangs der Integrationen und des recht überschaubaren Funktionsumfangs.

Der Haupt-USP von SignNow ist jedoch der Preis. Für 8$ im Monat können unbegrenzt Dokumente verschickt werden. Der umfangreichere Business-Premium Plan kostet nur 15$ pro Nutzer im Monat. Somit gehört SignNow zu den günstigsten Softwares auf dem Markt.

Wer eine simple und günstige Lösung sucht, sollte definitiv einen Blick auf SignNow werfen. 

HelloSign

Unternehmensgröße: S | M | L

Preis: € € € € 

App: iOS & Android

Free Trial: 14 Tage

hellosign_Electronic Signatures
HelloSign setzt seinen Fokus auf kundenspezifische Anpassungen und Kundenservice. So ist es möglich über HelloSign verschickte E-Mails mit seinem eigenen Branding zu versehen, was bei den meisten E-Signature-Tools nicht möglich ist.

Weiterhin überzeugt HelloSign mit einer leistungsstarken API, die es Unternehmen ermöglicht, die Software mit verschiedenen Drittanbieter-Anwendungen zu verknüpfen. 

Falls Customization zu den wichtigsten Faktoren bei der Entscheidung gehört, sollte HelloSign definitiv in Betracht gezogen werden.

Adobe Sign

Unternehmensgröße: S | M | L

Preis: € € € € € 

App: iOS & Android

Free Trial: 14 Tage

adobesign_Electronic Signatures
Adobe war eines der ersten Softwareunternehmen, das in den Bereich der elektronischen Signaturen eingestiegen ist, und sie sind immer noch ein großer Spieler. Die funktionsreiche Plattform gibt Ihnen die Möglichkeit, Signier-Workflows von jedem Ort und mit jedem Gerät zu verwalten.

Adobe Sign zeichnet sich durch eine Vielzahl von Integrationen mit Tools von Drittanbietern aus und legt großen Wert auf globale Compliance. Adobe Sign bietet Funktionen sowohl für elektronische als auch für digitale Signaturen. Zu beachten ist, dass sich Adobe Sign insbesondere für Microsoft-Nutzer eignet.

eversign

Unternehmensgröße: S | M | L

Preis: € € € € € 

App: – 

Free Trial: 5 Dokumente/Monat & 3 API Dokumente/Monat

eversign_Electronic Signatures
Neben der Verwaltung von E-Signaturen bietet eversign eine robuste Dokumentenmanagement-Lösung. Das Versenden von Dokumenten zur Unterschrift ist ein einfacher, unkomplizierter Prozess. Die sichere Speicherung von Dokumenten, der Dokumenten-Editor, die Möglichkeit, Dokumente für mehrere Unternehmen zu verwalten, und benutzerdefinierte Vorlagen runden das Angebot ab.

Die Kontaktverwaltungsfunktion ist besonders hilfreich für Unternehmen, die nicht bereit sind, eine vollständige CRM-Lösung zu implementieren, aber Kontaktdatensätze für Unterzeichner von Dokumenten pflegen möchten. 

Eversign bietet zudem eines der umfangreichsten kostenlosen Versionen an, was sich vor allem für Unternehmen eignet, die nur selten Dokumente unterschreiben lassen müssen. 

Über den Autor

Felix-Werbeagentur-ZweiDigital

Ilker ist unser Data Analyst und behält auch im größten Datenmeer einen ruhigen Kopf. Als Organisationstalent überblickt er nicht nur das Reporting und das Controlling, sondern arbeitet aktiv an der Optimierung unserer Prozesse.

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