Prozesse automatisieren mit Zapier

Zapier ist ein Tool das bei uns schon sehr lange zum Einsatz kommt. Zum einen nutzen wir es für unsere eigenen Prozesse, aber auch in Zusammenhang mit Kundenaufträgen.

Mit diesem (in der Basisversion) kostenlosen Tool ist es möglich Schnittstellen zwischen den verschiedensten Plattformen herzustellen. So lassen sich viele Prozesse automatisieren. 

Zapier

Zapier Grundlagen

Zapier bietet die Möglichkeit, Tausende von Apps untereinander zu verknüpfen. Eine Übersicht aller möglichen Integrationen findet man hier. Klickt man eine der Apps an, sieht man beliebte Automationen und die verschiedenen Möglichkeiten der Integration.

Ein Zap, wie die Automationen genannt werden, besteht in der einfachsten Variante aus einer Trigger App – Also einem Auslöser, der auf die App mit dem Trigger reagieren soll.

Zapier Grundlagen

In der kostenlosen Version sind nur beschränkte Optionen was Apps und Trigger angeht möglich. Für die meisten Anwender reicht aber diese Version aus.

Zapier GMail Automation

Die folgenden Zaps nutzen wir für uns und unsere Kunden. Sie können ebenfalls als Inspiration für die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Zapier dienen. Eine umfassendere Übersicht über beliebte Zaps gibt es in dieser Übersicht.

Zap 1: Gmail + Slack

Basierend auf dem Betreff oder Inhalt einer Mail kann man die Informationen „Betreff“, „Absender“ und „Nachrichtentext“ an einen Slack Channel senden. Wir nutzen diese Verknüpfung für unseren Inbound Slack-Channel in dem alle Kontaktanfragen über unser Webseiten Kontaktformular aufgelistet werden.

Zapier mit Gmail und Slack

Zap 2: Google Sheets + Google Drive

Mit der Google Sheets Verknüpfung kann jede Veränderung des Sheets als Trigger gekennzeichnet werden und eine Aktion in Google Drive auslösen. In unserem Fall löst eine neu eingefügte Zeile in dem Spreadsheet, dass unsere Kundenliste enthält, automatisch aus, dass sich in Google Drive ein Ordner mit dem Namen des Kunden erstellt. Dieser wird direkt aus Google Sheets ausgelesen.

Zapier mit Google Sheets und Googe Drive

Zap 3: Google Sheets + Mailchimp

Diesen Zap nutzen wir unter anderen für unseren Kunden ABIcrash. Neuanmeldungen für Kurse werden in einem Google Sheet erfasst und die E-Mail Adresse automatisch in Mailchimp importiert. Da es sich um eine dynamische Verknüpfung handelt ändert sich auch der Datensatz in Mailchimp, wenn man ihn in Google Sheets Felder updated. Bucht ein Kunde also z.B. noch einen Aufbaukurs, kommt er in Mailchimp in eine andere Empfängerliste und wird aus der alten entfernt.

Zapier mit Google Sheets und Mailchimp

Zap 4: Gmail + Google Drive

Ein beliebter Zap ist das automatische Speichern von Anhängen aus Gmail in die entsprechenden Google Drive Ordnern. So kann man einstellen, dass alle Anhänge einer bestimmten E-Mail Adresse in einen bestimmten Drive Ordner gespeichert werden. Das Ganze kann man auch dynamisch gestalten, wenn man von mehreren Personen einer Firma E-Mails erhält. Zapier sucht dann nach einer bestimmten Zeichenfolge (z.B. @zweidigital.de) und speichert es im entsprechenden Ordner ab.

Zapier mit Google Drive und Gmail

Zap 5: Facebook Lead Ads + Google Sheets/Gmail

Diesen Zap nutzen wir regelmäßig für Kunden, für die wir Facebook Lead Ads schalten. Basierend auf den Adressen gibt es hier zahlreiche Integrationen, die über Lead Ads generiert werden. So kann man diese z.B. automatisch in Google Sheets speichern oder aber vorgefertige E-Mails per Gmail oder Mailchimp verschicken.

Zapier mit Facebook Lead Ads und Google Sheets

Fazit

Mit Zapier kann man sich das Leben in der digitalen Welt deutlich leichter machen. Dadurch, dass es Schnittstellen mit fast allen häufig genutzten Programmen gibt, sind die Möglichkeiten extrem weitereichend. Wir würden auf Zapier nicht mehr verzichten wollen, da Prozesse heute viel effizienter ablaufen. Die einfache Bedienung und der logische Aufbau der Zaps machen das Programm für jedes digitale Business interessant.

Über den Autor

Tobias ist unser Digital Spezialist und weiß genau, wobei es bei einem Online-Auftritt ankommt. Mit einem Gespür für Webdesign sowie einer Affinität für Schnittstellen-entwicklungen und Online-Strategieberatung begleitet er Sie auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.

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