Das erwartet euch
Als Office ManagerInnen in einer Performance Marketing Agentur jongliert ihr täglich unzählige Aufgaben, Anforderungen und Anfragen. Ihr seid die Schnittstelle für das Team, für Lieferanten, Partner und das Leadership. Ohne euch würde der Laden schlichtweg nicht laufen – ihr sorgt dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert, damit andere sich auf ihre Projekte konzentrieren können.
Doch gerade in der schnelllebigen Agenturwelt braucht es clevere Strategien, um den Überblick zu behalten und dabei weder Effizienz noch gute Laune zu verlieren. Damit ihr euren Arbeitsalltag effizient, strukturiert und motivierend gestalten könnt, haben wir vier praxisnahe Tipps aus dem echten Agenturleben für euch zusammengestellt.
1. Verwendet Tools, um eure Arbeit zu vereinfachen und zu automatisieren
Ein smartes Tool-Setup ist die Basis für erfolgreiches Office Management. Ihr arbeitet mit vielen Teammitgliedern gleichzeitig, verwaltet Deadlines, Bestellungen, Events und interne Anfragen. Dazu kommen oft spontane To-dos, technische Probleme oder organisatorische Sonderfälle. Um hier nicht in Notizzetteln, Listen oder einem E-Mail-Chaos zu versinken, sind digitale Tools essenziell. Sie helfen euch, Aufgaben zu strukturieren, Informationen zu bündeln und wiederkehrende Prozesse zu automatisieren.
Slack
Euer virtuelles Büro. Slack reduziert die E-Mail-Flut erheblich und fördert eine schnelle und informelle Kommunikation im Team. Ihr könnt eigene Channels zu Themen wie „Office Management“, „Accounting“ oder „Allgemeines“ anlegen, um Informationen zentral zu bündeln. So geht nichts verloren und ihr spart euch das ständige Weiterleiten von Nachrichten. Besonders praktisch sind Features wie Threads, Emojis oder Umfragen, mit denen ihr auch Stimmungen einfangen oder schnelle Abstimmungen durchführen könnt – perfekt für die Organisation von Team-Lunches oder kleinen Events.
Asana
Asana ist ein Task-Management-Tool, das euch dabei unterstützt, sämtliche To-dos zu strukturieren, Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen und Deadlines transparent zu halten. Ihr könnt Projekte anlegen, einzelnen Aufgaben Deadlines zuweisen, Personen zuordnen und den Fortschritt nachverfolgen. Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben, wie der wöchentlichen Office-Bestellung oder der Vorbereitung von Onboardings, helfen euch Vorlagen oder automatisierte Aufgaben ungemein. So bleibt ihr handlungsfähig, auch wenn es mal stressiger wird.
Zapier
Mit Zapier automatisiert ihr wiederkehrende Abläufe, z. B. das Speichern eingehender Rechnungen in Google Drive oder das Erstellen wiederkehrender Aufgaben in Asana. Gerade bei standardisierten Prozessen spart ihr so wertvolle Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Mit diesem Tool-Setup schafft ihr euch Strukturen, die Stress reduzieren, euch entlasten und euch mehr Raum für strategische Themen geben, wie z. B. das Office-Erlebnis kontinuierlich zu verbessern oder interne Abläufe zu optimieren.
2. Nutzt Google Workspace strategisch für Organisation und Kommunikation
Google Workspace ist euer tägliches Power-Tool. Die cloudbasierte Lösung bietet euch eine Vielzahl an Möglichkeiten, um eure Arbeit strukturiert und effizient zu gestalten, wobei diese insbesondere in Kombination mit den richtigen Routinen noch effizienter wird. Hier sind drei effektive Anwendungen, um das volle Potenzial auszuschöpfen:
Google Kalender
Erstellt einen Kalender, in den ihr wichtige Termine wie Jour Fixes, Teamevents, Geburtstage oder Onboardings eintragt. Teilt diesen Kalender anschließend mit allen relevanten Personen im Team, um Transparenz zu schaffen. So weiß jede/r, was ansteht, ohne dass ihr einzelne Erinnerungen verschicken müsst. Besonders hilfreich ist es, für unterschiedliche Anlässe eigene Kalender oder farbliche Markierungen zu nutzen. So erkennt ihr auf einen Blick, ob es sich um ein internes Meeting, ein Event oder einen Geburtstag handelt.
Google Drive
Legt eine klare und logisch strukturierte Ordnerstruktur an, z. B. „Buchhaltung“, „KundInnenverträge“ oder „Vorlagen“. Achtet auf einheitliche Dateinamen, um eine schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten und Rückfragen zu minimieren. Ein konsistentes Benennungsschema, wie „YYYY-MM_Topictitel_Dokumenttyp“, kann hier Wunder wirken. Zudem empfiehlt es sich, sensible Ordner mit Zugriffsrechten zu versehen, um Datenschutz und Vertraulichkeit zu gewährleisten.
Google Sheets
Nutzt geteilte Sheets für Dashboards, Inventuren oder Budgetübersichten. Diese Tabellen sind ideal, um zentrale Informationen für das gesamte Team zugänglich zu machen, beispielsweise eine Liste aller AnsprechpartnerInnen oder eine Übersicht der laufenden Verträge. Verknüpft sie über Zapier mit anderen Tools, um die Informationen automatisch aktuell zu halten. Wenn ihr z. B. einen neuen Vertrag ablegt, kann automatisch ein Eintrag in euer Sheet erfolgen, inklusive Ablagedatum und zuständiger Kontaktperson.
Mit Google Workspace bleibt ihr strukturiert, schafft klare Abläufe und spart wertvolle Zeit bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. Die Kombination aus Drive, Kalender und Sheets ist ein echter Allrounder für euer Office Management.
3. Bietet Benefits, die euer Team motivieren
Gerade in der Performance Marketing Branche herrscht hoher Anspruch an Produktivität, Qualität und Innovationskraft. Umso wichtiger ist es, Benefits anzubieten, die euer Team motivieren, entlasten und gleichzeitig das Employer Branding eures Unternehmens stärken. Office ManagerInnen sind hier oft der/die erste AnsprechpartnerIn und können aktiv Einfluss nehmen, welche Angebote eingeführt oder verbessert werden.
Wolt at Work
Organisiert über Wolt das Mittagessen. Pro Person können monatliche Budgets hinterlegt werden und die Buchhaltung erhält automatisch alle relevanten Belege. Besonders an stressigen Projekttagen schafft ihr so kleine Pausen und gebt dem Team einen unkomplizierten Zugang zu leckerer Verpflegung.
EGYM Wellpass
Betriebliche Gesundheitsförderung wird immer relevanter – auch weil mentale Gesundheit und körperliche Ausgeglichenheit zunehmend Einfluss auf die Arbeitsqualität haben. Mit Wellpass erhalten die MitarbeiterInnen deutschlandweit Zugang zu Fitnessstudios, Wellnessangeboten und Online-Kursen. Das stärkt Gesundheit, Motivation und Leistungsfähigkeit – gerade in intensiven Arbeitsphasen. Ihr signalisiert damit auch: Das Wohlbefinden eures Teams ist nicht nur “nice to have”, sondern ein fester Bestandteil eurer Unternehmenskultur.
Indem ihr solche Benefits strukturiert anbietet und aktiv im Team kommuniziert, z. B. über Slack oder im Rahmen des Onboardings, schafft ihr Transparenz und fördert eine positive Teamkultur. So könnt ihr die Zufriedenheit und Identifikation mit eurem Unternehmen gezielt stärken.
4. Plant feste Fokuszeiten ein – auch für euch selbst
Im hektischen Agenturalltag kommen die eigenen Projekte oft zu kurz. Zwischen spontanen Anfragen, organisatorischen Aufgaben, Supportanfragen und Eventplanung bleibt kaum Zeit, um konzentriert an langfristigen Themen zu arbeiten, etwa Prozesse zu optimieren, Ablagen zu überarbeiten oder interne Handbücher zu pflegen.
Doch auch das Office Management braucht ungestörte Zeitfenster, um Aufgaben sauber und strukturiert umzusetzen. Blockiert euch daher wöchentlich feste Fokuszeiten im Kalender, in denen ihr keine Meetings annehmt, Slack stummschaltet und euch ausschließlich auf eure Projekte konzentriert.
Gerade wenn ihr an komplexeren Themen arbeitet, beispielsweise wenn ihr neue Dienstleister recherchiert oder größere Events vorbereitet, ist es entscheidend, dass ihr ohne ständige Unterbrechungen denken, planen und umsetzen könnt. Kommuniziert diese Fokuszeiten klar im Team und tragt sie aktiv in den Kalender ein. So lernen eure KollegInnen, dass ihr in dieser Zeit nicht verfügbar seid und die Erfahrung zeigt: Das wird in der Regel respektiert.
Tipp: Nutzt diese Fokuszeiten auch, um eure Arbeitsweise regelmäßig zu reflektieren. Was lief gut? Was könnte effizienter laufen? Welche Prozesse sind zu aufwendig? Kleine, regelmäßige Optimierungen machen auf Dauer einen großen Unterschied.
Fazit
Office Management ist weit mehr als nur Bestellungen aufgeben und für Ordnung sorgen. Ihr gestaltet die Unternehmenskultur mit, schafft Strukturen für effizientes Arbeiten und sorgt dafür, dass sich alle wohlfühlen, ob beim Teamlunch, im täglichen Projektgeschäft oder beim nächsten Office-Event.
Nutzt Tools wie Slack, Asana und Zapier, setzt Google Workspace strategisch ein, stärkt euer Team mit Benefits wie „Wolt at Work” und „EGYM Wellpass” und schützt eure Fokuszeiten konsequent. So gestaltet ihr den Arbeitsalltag für alle spürbar besser und macht euer Office zu einem Ort, an dem alle gerne arbeiten.
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