Das erwartet euch
Das Recruiting war erfolgreich – ein toller neuer Mitarbeiter ist gefunden. Wer denkt, dass jetzt das Wichtigste geschafft ist, der täuscht sich gewaltig.
Wir als Performance Marketing Agentur ZweiDigital haben uns intensiv mit dem Thema Onboarding beschäftigt und vor allem unsere Herangehensweise immer wieder weiter optimiert. So konnten wir sicherstellen, den neuen MitarbeiterInnen von Beginn an Struktur zu geben und sie direkt optimal zu integrieren.
In diesem Blogbeitrag geben wir Einblicke in den Ablauf unseres Onboardings und zeigen auf, warum uns ein durchdachtes Onboarding so enorm wichtig ist.
Aber zunächst möchten wir einmal aufzeigen, was wir unter Onboarding verstehen. Geht man rein nach Definition versteht man unter Onboarding die zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter ins Unternehmen. Dabei werden häufig drei Ebenen der Integration genannt:
- fachliche Integration
- soziale Integration
- werteorientierte Integration
Gleichzeitig unterscheidet man auch zwischen drei unterschiedliche Phasen:
- Preboarding
- Onboarding
- Integration
Preboarding bei ZweiDigital
Bei uns startet das Onboarding mit dem sogenannten Preboarding, also quasi direkt im Anschluss an die Vertragsunterzeichnung, denn wir verfolgen das Ziel, das neue Teammitglied direkt zu integrieren und uns selbst gut vorzubereiten.
Dafür wird direkt nach dem Vertragsabschluss ein Task auf dem von uns präferierten Tool ASANA ausgelöst, der jeweils unterschiedliche Unteraufgaben beinhaltet, die automatisiert dem jeweiligen Ansprechpartner zugeordnet werden: HR übernimmt beispielsweise das Anlegen des Mitarbeiters im Personalverwaltungsprogramm, die IT erstellt eine eigene E-Mailadresse und prüft das technische Equipment, etc. So weiß folglich jeder, dass es bald einen neuen Mitarbeiter geben wird und was für ihn zu tun ist.
Aber auch nach außen hin versuchen wir, bis zum tatsächlichen Start im Unternehmen Kontakt mit dem neuen Teammitglied zu halten. Steht beispielsweise ein Teamevent an, noch vor dem offiziellen Beginn des Arbeitsverhältnisses, geben wir selbstverständlich die Einladung weiter, denn warum sollten wir diese Chance für ein gutes Kennenlernen verstreichen lassen? Zudem gibt es etwa zwei Wochen vor Start eine toll designte Willkommens E-Mail, die alle relevanten Infos für die ersten Tage bereithält und die Vorfreude noch ein bisschen steigern soll.
Als kleinen Funfact haben wir auch zwei lustige Fragen hinterlegt, die das neue Teammitglied ausfüllen soll:
- Was ist dein nächstes Reiseziel?
- Welche Superkraft hättest Du gern?
Die individuellen Antworten bekommen alle bestehenden MitarbeiterInnen per E-Mail zugesendet – somit haben wir hier ein Kennenlernen auf einer ganz anderen Ebene.
Das Onboarding bei ZweiDigital
Der Arbeitsplatz ist perfekt vorbereitet, das Equipment liegt an Ort und Stelle und der Mitarbeiter ist über alles informiert – es kann also losgehen.
Der erste Arbeitstag beginnt für den neuen Mitarbeiter in der Regel etwas später, gegen 9:30 beziehungsweise 10 Uhr. So ersparen wir dem neuen Teammitglied Stress und Chaos am Morgen und auch wir können uns gut und stressfrei vorbereiten. Eine gewisse positive Anspannung und Nervosität, wenn man einen neuen Job startet, ist völlig normal – aber es hilft im Normalfall etwaige Störfaktoren, wie Stress am Morgen, auszuschließen.
Nachdem der Platz gezeigt und ein erstes Gespräch bei einem leckeren Kaffee geführt wurde, bekommt der Mitarbeiter ausreichend Zeit, sich seinen Arbeitsplatz einzurichten. Der Stuhl und der Tisch wollen richtig und individuell eingestellt sein und auch der Laptop muss auch erst mal so eingerichtet werden, dass der Mitarbeiter ihn optimal nutzen kann..
Alles startklar? Na dann wollen wir mal …
In unserem Tool erstellen wir ein Slite für jeden neuen Mitarbeiter aus einer standardisierten Vorlage heraus. Diese Vorlage hilft, geplant durch die ersten drei Tage zu kommen und ist vergleichbar mit einem klassischen Einarbeitungsplan. Kurz und knackig ist Schritt für Schritt erklärt, was zu tun ist und welche Themen relevant sind. Mit Hilfe von motivierenden Feldern zum Abhaken arbeitet sich das neue Teammitglied mit Hilfe seines Buddys durch die offenen Punkte. Aber natürlich ist auch Raum und Zeit für einen Austausch und natürlich auch für Rückfragen. Das Slite dient als Leitfaden zur Orientierung und zur Gewährleistung, dass nichts vergessen wird, denn am Anfang kommt da wirklich viel zusammen.
Ganz nebenbei: Ein gemeinsames Mittagessen mit den KollegInnen hilft immer, den Kopf kurz freizubekommen, hat aber auch den positiven Nebeneffekt, mit den anderen Mitarbeitenden ungezwungen ins Gespräch zu kommen.
Am Ende des Tages gibt es auch noch einen interaktiven Teil: der neue Mitarbeiter soll selbstständig Termine mit den Teamleads jeder einzelnen Abteilung und selbstverständlich der Geschäftsführung vereinbaren. Das hat eine Vielzahl an Vorteilen: man kann sich zunächst einmal in das Tool einarbeiten, man lernt dabei die Namen der KollegInnen und das Organigramm kennen und man hat schon Termine für den nächsten oder übernächsten Tag!
Ein solcher vorgefertigter Einarbeitungsplan ist bei uns in der Regel auf drei Tage ausgelegt. Wenn es länger dauert, stellt das natürlich überhaupt kein Problem dar. Aber unser Ziel ist es, schnell ins Doing zu kommen, denn reine Theorie ist ermüdend und erfahrungsgemäß haben die neuen Teammember auch Lust auf Kunden.
Integration bei ZweiDigital
Es ist immer dasselbe Spiel. Die Zeit vergeht wie im Fluge und man ist schnell mittendrin statt nur dabei. Die zweimonatigen Team Events und die gemeinsamen Mittagessen helfen den neuen Teammitgliedern, das Team richtig gut kennenzulernen. Aber auch das abteilungsübergreifende Arbeiten mit den KundInnen verbindet.
Als Facebook Ads Agentur legen wir großen Wert auf regelmäßige Feedbackschleifen zwischen Führungskraft und Teammitglied, damit man ein objektives Bild bekommt, wie die Integration läuft und welche Weiterbildungsmöglichkeiten sich ergeben. Hier werden erste Eindrücke abgefragt, sowie High- aber auch Lowlights. Nur so sorgt man dafür, dass beide Parteien wirklich wissen, wie es läuft, was optimiert werden muss, ob Erfahrungen erfüllt werden, etc.
Und dann ist es geschafft: Die Weichen des Onboardings wurden optimal gestellt für eine gute, langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit!
Tipp: Interessiert euch auch unser Offboarding-Prozess? Dann schaut doch gerne bei diesem Gastbeitrag von einem unserer Gründer vorbei!
Performance Marketing Agentur
Neben unseren modernen Onboarding-Prozessen entwickeln wir als Performance Marketing Agentur datengetriebene Strategien, die messbare Erfolge für unsere KundInnen erzielen. Von zielgerichteten Kampagnen über detaillierte Analysen – wir sorgen dafür, dass unsere KundInnen ihr volles Potenzial ausschöpfen. Mit kreativen Ansätzen und innovativen Tools schaffen wir Lösungen, die begeistern und nachhaltig wirken.
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Yvonne ist für den Bereich HR zuständig. Menschen verstehen, fördern und weiterentwickeln ist ihre Passion und im Recruiting die passenden Mitarbeiter für ZweiDigital zu finden sind die Herausforderungen, die sie liebt.
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