Das erwartet euch
Als Meta Ads Agentur treffen uns neben der Performance der Anzeigen und den Designs natürlich auch die ganz normalen Hürden im Büroalltag. Ist der/die zuständige DesignerIn da, steht die Quartals-Präsentation für den/die KundInnen mittlerweile? Wer bucht was für das nächste Teamevent und sind eigentlich schon die TwoNight Newsletter raus?
Dafür nutzen wir verschiedene Tools, die uns die Organisation erleichtern, Prozesse optimieren und automatisieren. So können wir uns auf das Wesentliche konzentrieren und müssen uns nicht mit kleinen wiederkehrenden Aufgaben beschäftigen.
Asana Projektmanagement
Asana ist ein Projektmanagement Tool, mit dem ihr eure Projekte und Aufgaben übersichtlich verwalten könnt. Erstellt ganz einfach Aufgaben für euch selbst oder weist sie an KollegInnen zu, die mit euch im selben Projekt arbeiten. Gebt den Tasks ein Datum für die Übersicht und stellt eine Deadline und die Priorität ein. So braucht ihr keine weiteren Absprachen für die Dringlichkeit und habt alle Informationen für die Bearbeitung. Sollte es doch noch Fragen geben, könnt ihr diese in der Kommentarfunktion besprechen. Die Aufgaben können nach Kunde oder Team sortiert werden.
Wir nutzen diese Funktion teilweise auch für Meetings, um Themen zu besprechen und Updates zum aktuellen Stand von verschiedenen Tasks zu geben. Dabei kann man gleich die Deadline besprechen und vereinbaren, wer bestimmte Aufgaben übernimmt.
Außerdem kann man Formulare erstellen und zuweisen lassen. Über diese Funktion in Asana könnt Ihr Dokumente ausfüllen lassen und Dokumente einreichen, dann gebt ihr vor, welche Punkte dazu beantwortet werden müssen. Wir benutzen das Formular zum Beispiel für die Rechnungen unserer UGC CreatorInnen. Das UGC Team erhält die Rechnung von unserem Creator, lädt die Rechnung hoch und füllt ein paar Daten aus. Dann wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet und bezahlt.
Zapier als Schnittstelle
Zapier ist ein Tool, um Schnittstellen zwischen verschiedenen Tools zu schaffen. Ihr könnt mit einfachen oder komplexen Zaps komplette Prozesse in verschiedenen Tools verknüpfen und automatisieren. Ihr spart euch also vor allem wiederkehrende, manuelle Aufgaben und könnt euch auf wichtigere Themen konzentrieren.
Neben dem Küchendienst, der jede Woche aus einer Google Sheet Datei auswählt, wer diese Woche den Kühlschrank auffüllen und den Müll wegbringen darf und unserem Lieferdienst Generator, der uns jeden Tag um genau 10 Uhr drei zufällig ausgewählte Restaurants zum Bestellen vorschlägt, gibt’s auch einige größere Zaps. Dazu zählt unser Belegposten Zap, der Daten von unseren Mails und aus GetMyInvoices sammelt und in unserem Bankkonto bereits mit Transaktionen verknüpft.
Dann muss nur noch der automatisch ausgelesene Steuersatz kontrolliert werden und die Transaktion einer Ausgabe zugeordnet werden. Dann übernimmt wieder der Zap, der die Daten nimmt und in unsere Auswertung gibt.
Zapier bietet also eine Anbindung zu zahlreichen Tools, sodass die Nutzung sicher auch einige eurer Prozesse vereinfachen kann. Dafür braucht man keine weiteren Kenntnisse, wenn man mal nicht weiter weiß, hilft die Zapier-KI auch beim Ausfüllen der einzelnen Schritte, indem man einfach aufschreibt, was der Zap am Ende können soll.
Harvest zur Zeiterfassung
Harvest ist ein Tool für die Zeiterfassung. Hier könnt ihr ganz einfach die Aktivität und den Bereich oder den Kunden auswählen und über einen Start und Stop Button die Zeit tracken oder Pausen machen.
Über Harvest tracken wir die Zeiten, die wir für KundInnen oder interne Aufgaben genutzt haben. So können wir auswerten, welche/r KundInnen in der vereinbarten Stundenzeit liegt, wo wir Zeit einsparen können und wo wir noch mehr machen können. Alle Daten fließen in eine Übersicht in Google Sheets, in dieser können wir sehen, wie groß die Auslastung einzelner Mitarbeiter ist.
Google Suite zur Organisation
In der Google Suite nutzen wir hauptsächlich Google Drive, Sheets, Documents, Mail und Kalender.
Der Google Kalender bietet die Möglichkeit, ähnlich wie Calendly, dass ihr euren Kalender für Externe freigeben könnt und diese sich direkt einen Termin buchen können. Kein ewiges Hin- und Her per Mail. Ihr stellt einfach die wichtigsten Richtlinien ein, wie eure Arbeitszeit, Blocker für die Mittagspause und wie der Termin gebucht werden darf. Ihr könnt hier vorgeben, wie weit im Voraus gebucht werden darf und für wie lange der Termin dauern soll.
Sheets bietet dieselben Funktionen und Formeln wie Microsoft Excel. An der Stelle müsst ihr also keine Abstriche machen. Von Sheets eigenen Funktionen ist dabei der Versionsverlauf besonders praktisch. Wenn eine Funktion nicht wie gewünscht funktioniert und einen Fehler aufruft, könnt ihr einfach in den Versionsverlauf gehen und die ursprüngliche Version der Tabelle wiederherstellen.
Im Drive speichern wir alle unsere Vorlagen, die für alle freigegeben sind. Außerdem alle wichtigen Dokumente, die gesichert werden müssen, wie KundInnen Verträge oder Creatives für KundInnen. Dort werden alle Fotos von unseren Events, wie Teamevents, Weihnachtsfeier und TwoNight Networking Events oder einfach Office Bilder aus dem Alltag gespeichert. Das sorgt auch dafür, dass keiner unserer Mitarbeitenden im Home Office auf VPN angewiesen ist. Alles ist ganz einfach über Google abrufbar.
Slite zum Dokumentenmanagement
Slite ist ein Dokumentenmanagement System, in dem internes Know How geteilt, wichtige Informationen zu Betriebsabläufen und weiteres gespeichert und strukturiert werden kann.
In Slite organisieren wir zusätzlich noch einige Meetings, sodass alle die wichtigsten Punkte vorher schon eingesehen werden können. Von unserem Dienstags-Jour Fix, über die Teammeetings: Bei uns wird alles in Slite gepflegt, sodass nach einem Urlaub einfach die Meetings, die verpasst wurden, gelesen werden können und schon ist jeder auf dem aktuellsten Stand.
In Slite findet man die Antworten auf alle Fragen zu Betriebsabläufen. Von den Regelungen zum Urlaub, über den Benefits zum On- oder Offboarding von Mitarbeitern. Besonders praktisch: Die Slite KI, die mit allen Suchanfragen etwas anfangen kann und euch in das richtige Dokument leitet.
Ihr könnt die Dokumente in Ordnern strukturieren und mit allen Teilen, oder nur für bestimmte Personen sichtbar machen. Das macht vor allem Sinn, wenn ihr Dokumente noch bearbeitet, oder diese erst zu einem bestimmten Zeitpunkt vorstellen und freigeben wollt.
Meta Ads Agentur
Als führende Meta Ads Agentur im DACH-Raum sind wir offizieller Meta Business Partner. Unser Team besteht aus Meta Blueprint zertifizierten KampagnenmanagerInnen, die darauf spezialisiert sind, euer Meta Marketing zu optimieren und messbar zu verbessern. Mit unserer Expertise unterstützen wir euch dabei, das volle Potenzial eurer Werbekampagnen auf Meta-Plattformen auszuschöpfen und Ihre Marketingziele zu erreichen.
Zusätzlich können wir euch auch bei Themen wie UGC oder serverseitigem Tracking unterstützen! 🚀
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