Belegmanagement für Agenturen und Unternehmen

Egal wie groß oder klein ein Unternehmen ist, jeder kennt es und muss die Belege verwalten. Und weil wir es lieben unsere Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten, haben wir uns das Ganze mal genauer angeschaut.

Das erwartet euch:

Warum überhaupt Belegmanagement – 10 Gründe

Auch wir als Performance Marketing Agentur müssen uns natürlich mit dem Thema befassen. Es ist ein wichtiger Bestandteil des Finanzmanagements und sollte von Unternehmen jeder Größe ernst genommen werden. Das Belegmanagement ist für Unternehmen und Agenturen aus vielen verschiedenen Gründen von großer Bedeutung:

  1. Finanzielle Transparenz: Ein effektives Belegmanagement bietet finanzielle Transparenz und ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben und Einnahmen genau zu verfolgen. Dies ist entscheidend für die Budgetplanung und das Finanzmanagement. Nur so kann die Wirtschaftlichkeit genau nachvollzogen werden.

  2. Compliance und Gesetzgebung: In vielen Ländern gibt es gesetzliche Anforderungen an die Aufbewahrung von Belegen. Ein ordnungsgemäßes Belegmanagement stellt sicher, dass ein Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und im Falle einer Steuerprüfung oder rechtlichen Prüfung gut vorbereitet ist.

  3. Kostenkontrolle: Durch die genaue Erfassung und Verwaltung von Belegen können Unternehmen besser kontrollieren, wofür sie Geld ausgeben. Dies hilft, unnötige Ausgaben zu reduzieren und das Budget noch effizienter zu nutzen.

  4. Nachvollziehbarkeit: Belege ermöglichen es Unternehmen, Transaktionen und Geschäftsvorgänge nachzuvollziehen. Dies ist wichtig, um Fehler oder Unstimmigkeiten in den Finanzdaten zu identifizieren und zu korrigieren.

  5. Buchführung und Rechnungswesen: Belege sind eine wesentliche Grundlage für die Buchführung und das Rechnungswesen eines Unternehmens. Sie dienen als Beweis für finanzielle Transaktionen und sind erforderlich, um Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie andere Finanzberichte zu erstellen.

  6. Kreditwürdigkeit: Wenn ein Unternehmen Kredite aufnehmen möchte, verlangen Kreditgeber oft Belege über die finanzielle Stabilität und die Fähigkeit zur Rückzahlung. Ein gutes Belegmanagement kann dazu beitragen, die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens zu stärken.

  7. Betriebliche Effizienz: Ein geordnetes Belegmanagement erleichtert die Suche und den Zugriff auf benötigte Informationen. Dies spart Zeit und Ressourcen bei der Verwaltung von Dokumenten.

  8. Schutz vor Betrug: Das ordnungsgemäße Belegmanagement kann dazu beitragen, Betrug oder finanzielle Unregelmäßigkeiten zu erkennen und zu verhindern. Durch die Überprüfung von Belegen können Unternehmen verdächtige Transaktionen identifizieren.

  9. Revision und Prüfung: Bei Abschlussprüfungen oder internen Revisionen ist ein gut organisiertes Belegmanagement von entscheidender Bedeutung, um den Prüfern den Zugang zu den erforderlichen Unterlagen zu erleichtern.

  10. Effektive Entscheidungsfindung: Aktuelle und genaue Belege liefern die Grundlage für fundierte geschäftliche Entscheidungen. Sie ermöglichen es Unternehmen, Trends zu erkennen und zukünftige Strategien zu entwickeln.

 

Belegmanagement bei ZweiDigital – so machen wir’s!

Getmyinvoices

Wir ziehen unsere Belege über Getmyinvoices, das heißt, alle Belege werden direkt von den Plattformen gesammelt und dort gespeichert. Hier lässt sich sicherlich nicht jede Plattform anbinden, aber dennoch nimmt uns das Tool einiges an Arbeit ab. Wir müssen uns nicht auf jeder Plattform einmal anmelden oder alle Mails durchsuchen.
In Getmyinvoices können wir Belege schnell raussuchen oder sie automatisiert an unsere digitale Bank schicken.
Wir verknüpfen alle Umsätze auf der Bank mit dem passenden Beleg, so haben wir alles schnell griffbereit, wissen, dass alles seine Richtigkeit hat und können alle Belege auf einmal herunterladen. 

Belegmanagement

Qonto

Für unser Finanzmanagement nutzen wir Qonto. Qonto speichert alle Belege sicher für uns und erkennt automatisch die MwSt- und Brutto/Netto Preise. Außerdem bietet Qonto die Option an Tags zu vergeben, diese nutzen wir um die Rechnungen unseren Kostenstellen zuzuordnen. Dazu tragen wir noch eine Notiz ein, wofür der Beleg genau war und lassen das automatisch in unserer Belegpostenliste hinterlegen, die wir für unser Controlling und die Übersicht aller Kosten nutzen. Das heißt, wir tragen alle Kostenarten ein, die Info wofür der Beleg ist und dann lösen wir einen Zap aus, der alle Daten inkl. der Nettokosten überträg.

Belegmanagement Qonto
ZweiDigital Belegmanagement Zapier

Zapier

Für unsere automatisierten Prozesse nutzen wir Zapier, hier können wir einen Workflow zwischen vielen unserer Plattformen erstellen. Zapier ist ein Online-Automatisierungstool, das es Benutzern ermöglicht, Aufgaben zwischen verschiedenen Webanwendungen zu verknüpfen und zu automatisieren. Es ermöglicht die Integration von über 2.000 Anwendungen, darunter E-Mail-Marketing-Tools, CRM-Systeme, soziale Medien, File-Sharing-Dienste und viele andere. Die Idee hinter Zapier ist die Schaffung von „Zaps“, die automatisierte Workflows darstellen. Ein Zap ist eine Verknüpfung zwischen zwei oder mehr Apps. Ein Zap löst eine Aktion in einer App aus, wenn in einer anderen App eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Für unsere Belegposten heißt das, wir tragen alle Kostenarten ein, die Info wofür der Beleg ist und dann lösen wir einen Zap aus, der alle Daten inkl. der Nettokosten überträgt.
Der Zap überträgt dann die Daten an unsere interne Liste, je nachdem welcher Steuersatz hinterlegt war, wird dieser herausgerechnet oder direkt der Nettobetrag übernommen. Sodass wir in unserer Kostenkalkulation die korrekten Werte haben. Wir haben einen “Überprüft” Tag in Qonto hinterlegt, dieser löst den Zap aus. So haben wir sichergestellt, dass erst alle Daten eingetragen sind, bevor der Zap auslös.

ZweiDigital Zapier Belegmanagement für Agenturen

Was wir sonst noch so machen

Wir sind ZweiDigital – eine Performance Marketing Agentur im Herzen Frankfurts. 
Seit Jahren schalten wir erfolgreiche Performance Ads für unsere Kunden und haben uns auf Social Media Ads spezialisiert, was unsere Zertifizierung zum Meta Business Partner unterstreicht. 
Wir zählen zu den führenden Facebook Agenturen in DACH. Unsere Meta Blueprint zertifizierten Kampagnenmanager:innen helfen dir, dein Facebook Marketing auf das nächste Level zu bringen. Wir decken mit unserem Service alle relevanten Plattformen ab: Facebook & Instagram, Pinterest, TikTok und LinkedIn. Zudem sind wir auch Google Ads Partner und betreuen dich ebenfalls im Bereich SEA.
Vom Konzept bis hin zum Reporting übernehmen wir das komplette Kampagnenmanagement für unsere Kunden. Auch für User Generated Content sind wir DER Ansprechpartner. 
Ob Immobilien, Deko, Chips für Autos oder Luxus-Uhren – unser Kundenportfolio ist vielseitiger als ein Schweizer Taschenmesser und darauf sind wir mehr als stolz. Rechts seht ihr einen kleinen Teil unserer Kunden.

URBAN HEROES
ultra green Logo Kunde ZweiDigital
Wein am Main Logo Kunde ZweiDigital

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Carolin Gerhold

Caro ist Finance und Office Managerin. Sowohl die Finanzen, als auch das Büro, sie hat bei uns alles im Griff.

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