Abschiede mit Mehrwert – Exit Interviews

Wenn Mitarbeitende kĂĽndigen und das Unternehmen verlassen ist das meist keine erfreuliche Nachricht. Aber selbst aus dieser Situation kann ein Unternehmen wichtige Erkenntnisse fĂĽr die Zukunft mitnehmen. In diesem Blogbeitrag erfahrt ihr, wozu Exit Interviews gut sind und wie man ein Exit Interview fĂĽhren und im Anschluss die Ergebnisse daraus deuten und verwerten kann. Viel SpaĂź beim Lesen!

Das erwartet euch:

Exit Interviews sind aus unserer Sicht das effektivste Tool, um absolut ehrliches und ungefiltertes Feedback von ausscheidenden MitarbeiterInnen zu erhalten. Denn MitarbeiterInnen, die das Unternehmen künftig verlassen werden, haben “nichts mehr zu verlieren”.
Bei uns sind Exit Interviews ein Angebot an die MitarbeiterInnen, die gekĂĽndigt haben – weniger, um sie davon zu ĂĽberzeugen zu bleiben, sondern vielmehr um einen guten und runden Abschluss zu gestalten und HintergrĂĽnde und BeweggrĂĽnde zu erfahren und daraus SchlĂĽsse fĂĽr uns zu ziehen.

Wir geben mit diesem Beitrag einen kleinen Einblick und verraten, wie wir Exit Interviews fĂĽhren und welche Erkenntnisse wir daraus bereits ziehen konnten.

exit interviews

GrĂĽnde fĂĽr ein Exit Interview

Wenn ein/e MitarbeiterIn kündigt, dann hat das in der Regel Gründe. Wir finden es super spannend zu erfahren, was hinter einer Kündigung steckt, einfach aus dem Grund der Klarheit. Oft ist der erste Gedanke, dass der Kündigungsgrund eine Unzufriedenheit oder die Chance auf mehr Gehalt sein könnte. Aber vielleicht liegt es auch daran, dass man aus privaten Gründen die Stadt verlässt oder ähnliches. Für die meisten Unternehmen stellt das definitiv einen Unterschied dar. Und meistens erfährt man solche Details am ehesten im direkten Dialog.
Sollte der Kündigungsgrund beispielsweise ein Umzug oder ein Schritt in die Selbstständigkeit sein, dann ist das so und es gibt keinen Handlungsspielraum für das Unternehmen. Sollte der Kündigungsgrund aber eine Unzufriedenheit sein, dann kann es enorm helfen, diese zu kennen, um nicht noch weitere MitarbeiterInnen aus genau demselben Grund zu verlieren. Mit der Angabe des Grundes kann einem Unternehmen also ehrliches und ungefiltertes Feedback gegeben werden. So können Maßnahmen ergriffen werden, um das Problem zu lösen oder zu begrenzen. Das Verständnis der Gründe für das Ausscheiden von Mitarbeitern kann Unternehmen dabei helfen, Strategien zu entwickeln, um die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen und somit die Fluktuation zu reduzieren.
Ein positiver Abschluss des Arbeitsverhältnisses, einschließlich eines wohlwollenden Exit Interviews, kann dazu beitragen, dass ausscheidende Mitarbeitende das Unternehmen in einem guten Licht sehen und positiv darüber sprechen, was das Employer Branding stärkt. Exit-Interviews signalisieren auch, dass das Unternehmen Wert auf die Meinungen und Erfahrungen seiner Mitarbeitenden legt. Das kann eine offene und transparente Unternehmenskultur fördern.

Ein Exit Interview richtig angehen

In unserer Agentur hat es sich in den letzten Jahren bewährt Exit Interviews zu führen. Aber auch hier zeigt sich, wie so oft, dass es von enormem Vorteil ist, vorbereitet in ein solches Meeting zu gehen. Dieses Gespräch sollte, wenn möglich, mit der Geschäftsführung und der Personalabteilung stattfinden. Erwähnen muss man natürlich nicht explizit, dass es ratsam ist, von Beginn an einen respektvollen Umgang zu pflegen, denn zum einen sollte das Gespräch kein Streitgespräch werden und zum anderen kann man nur Infos erwarten, wenn die Stimmung angenehm ist.
Es gilt die richtige Balance zu finden, um einen offenen Austausch zu fördern, sodass wahre Beweggründe und konstruktive Kritik ausgesprochen werden können. Ein separater Raum und eine ungestörte Atmosphäre sind Pflicht.
Um optimal ins Gespräch gehen zu können, nutzen wir das Tool OfficeVibe. Der Vorteil ist aus unserer Sicht, dass man damit einen Gesprächsleitfaden erstellen kann, um strukturiert vorgehen zu können und zudem hat man direkt ein Tool zur Dokumentation. Denn thematisch muss es nicht nur um den konkreten Austrittsgrund gehen. Spannend sind auch andere Missstände oder schlechte Prozesse zu erfahren. Dabei  ist es ratsam, einfach zuzuhören und zwar richtig und aktiv. Der Redeanteil des ausscheidenden Mitarbeiters darf dabei in jedem Fall höher sein, denn um seinen Output geht es nunmal primär.

Office Vibe Exit Interviews

Zeitpunkt

Erfahrungsgemäß ist es am besten, wenn das Gespräch am Tag des Ausscheidens stattfindet. Das Zeugnis ist dann bereits geschrieben und es ist alles in allem ein runder Abschluss und eine gute Möglichkeit, im Guten auseinander zu gehen. Gegen Ende seiner Zeit im Unternehmen hat der/die MitarbeiterIn möglicherweise eine gewisse emotionale Distanz gewonnen, die es ihm erlaubt, offener und ehrlicher Feedback zu geben, ohne sich übermäßig Sorgen über mögliche Konsequenzen zu machen. Durch die Planung des Exit Interviews kurz vor dem Ausscheiden haben sowohl der/die MitarbeiterIn als auch das Unternehmen Zeit, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Der Mitarbeiter kann über seine Erfahrungen und das Feedback, das er geben möchte, nachdenken, während das Unternehmen spezifische Fragen vorbereiten kann, um wertvolle Einsichten zu gewinnen.

Fertig und jetzt?!

Das Gespräch ist geführt, der Mitarbeitende verabschiedet. Was geschieht nun? 
Im Rahmen des Exit Interviews sind nun einige Daten und Informationen zusammengekommen. Diese gilt es nun auszuwerten, denn es ergeben sich Kennzahlen, die einen wichtigen Teil des Exit-Managements darstellen, weil sie Indikatoren für die Stimmung beim Austritt und das zu erwartenden Verhalten des Mitarbeiters sind. Mögliche Exit Kennzahlen können sein:

Austrittsgrund
Der Austrittsgrund ist natürlich einer der großen Ziele, die das Exit Interview verfolgt und warum es überhaupt durchgeführt wird. Die genannten Gründe können dabei nach Wichtigkeit angeordnet werden und im nächsten Schritt nach Untergruppen, wie zum Beispiel Standort oder Abteilung. So entsteht ein guter Überblick und es erleichtert die Ableitung sinnvoller Maßnahmen.

Net Promoter Score
Mit der simplen Frage: “Wie wahrscheinlich ist es, dass Du das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen würdest?” wird der Net Promoter Score gemessen. Es handelt sich schlicht um die Zufriedenheit des ausscheidenden Mitarbeiters. Hierüber wird schnell und einfach die Stimmungslage erfasst. Bei einem Mitarbeiter, der wegen eines privaten Umzugs in eine andere Stadt das Unternehmen verlässt, aber dennoch einen geringen Net Promoter Score aufweist, wird schnell klar, dass wahrscheinlich nicht nur der Umzug eine Wechselmotivation ergeben hat.

Come Back Wahrscheinlichkeit
Das Thema “Intention to rehire” ist nicht zu verachten. Diese Kennzahl erfasst, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass der Mitarbeiter eventuell wieder ins Unternehmen zurückkommen könnte. Eine weitere Kennzahl also, die im Großen und Ganzen auf Zufriedenheit ausgelegt ist. Je nachdem können Maßnahmen getroffen oder angedacht werden, die auf eine Rückkehr abzielen.

Weiterempfehlungsabsicht
Auch wenn es auf den ersten Blick vielleicht nicht präsent ist, aber auch nach dem Ausscheiden können ehemalige Mitarbeitende noch Einfluss auf das Image des Arbeitgebers haben. Die Kennzahl “Weiterempfehlung” gibt also Aufschluss darüber, wie ausscheidende Mitarbeitende sich an das Unternehmen erinnern werden und wie sie mit anderen oder auf Plattformen über das Unternehmen sprechen.

Fazit Exit Interviews

Letztendlich bietet ein Exit Interview nur Chancen. Denn neben der Tatsache, AustrittsgrĂĽnde zu erfahren, können ja auch durchaus positive Aspekte besprochen werden. Die Frage, was dem Mitarbeiter richtig gut im Unternehmen gefallen hat, kann auch helfen zu erfahren, wo vielleicht verborgene Stärken stecken. Letztendlich ermöglicht ein gutes und rundes Gespräch einen positiven Abschluss der Beschäftigungszeit. Und wer weiĂź, vielleicht kommt der Mitarbeitende zum Unternehmen irgendwann sogar zurĂĽck, oder wird Kunde – man sieht sich eben im Leben immer zweimal.
Wir haben auch noch weitere spannende HR-Themen auf unserem Blog fĂĽr euch – hier geht’s zu unserem Blogbeitrag, in dem wir erklären wie wir als Performance Marketing Agentur versuchen eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen und fĂĽr das Wohlbefinden unserer MitarbeiterInnen zu sorgen! 

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Performance Marketing Agentur

Jetzt weißt du zwar, was wir von Exit Interviews halten und wie wir sie durchführen, aber fragst dich vielleicht, was wir sonst noch so machen. Als Performance Marketing Agentur mit dem Fokus auf Social Ads bringen wir das Online Marketing unserer KundInnen auf ein ganz neues Level! 🚀
Wir sind Meta Business Partner und schalten Ads auf Instagram und Facebook, aber auch auf weiteren Plattformen wie LinkedIn, TikTok, und Pinterest. Das serverseitige Tracking, SEA also Google Ads und User Generated Content sind ebenfalls voll unser Ding! 

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Yvonne

Yvonne ist für den Bereich HR zuständig. Menschen verstehen, fördern und weiterentwickeln ist ihre Passion und im Recruiting die passenden Mitarbeiter für ZweiDigital zu finden sind die Herausforderungen, die sie liebt.

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