Bevor wir euch alle nützlichen Asana Hacks aufzeigen, mit denen ihr zukünftig noch effizienter und entspannter arbeiten könnt, erklären wir als Meta Ads Agentur, kurz und knapp, was Asana überhaupt ist. In einem gesonderten Blogbeitrag findet ihr außerdem interessante Informationen darüber, wie wir das Tool bei uns im Team für optimales Task Management nutzen.

Was ist Asana?

Für alle, die das Tool noch nicht kennen, folgt nun eine kompakte Beschreibung. Anschließend könnt ihr alle Asana Hacks direkt ausprobieren!

Asana vereint Funktionen für Aufgabenverwaltung, Projektmanagement sowie Kommunikation in einem. Es ist hauptsächlich auf die Zeitplanung von Aufgaben beschränkt, weshalb das Tool auch sehr übersichtlich aufgebaut ist. Hier können Projekte erstellt werden, die beispielsweise TeammitgliederInnen oder KundInnen entsprechen. Die jeweiligen Projekte enthalten von euch selbst erstellte Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Diese können individuell angepasst werden.

Neben Deadlines, wiederkehrenden Aufgaben und der Möglichkeit der detaillierten Beschreibung, können in die Aufgaben nämlich auch Kommentare, Anhänge oder auch Verantwortliche hinzugefügt werden. Eine kleine Besonderheit: In Asana hat man die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Ansichten zu wechseln, es gibt beispielsweise die Listenansicht, das Board oder die Kalenderansicht. Ihr erwägt es, Asana zu nutzen? Dann schaut am besten direkt auf ihrer Webseite vorbei und informiert euch über mögliche Pakete.

Nützliche Asana Hacks

Kommen wir jetzt zu dem wichtigen Thema: den Asana Hacks! Das Tool bietet einige (versteckte, aber auch sehr offensichtliche) nützliche Funktionen, damit das Arbeiten noch mehr Spaß macht und ihr effizienter euren Arbeitstag gestalten könnt. Welche Asana Hacks ihr auf keinen Fall missen solltet und welche euch das Arbeiten mit dem Tool definitiv erleichtern werden, verraten wir euch jetzt!

Wiederkehrende Tasks

Ihr habt Aufgaben, die täglich, wöchentlich oder monatlich anfallen? Dann könnt ihr ganz einfach einen Task als wiederkehrende Aufgabe einstellen. Dafür ganz einfach auf das Datum im Task klicken und unten auf “Wiederholung einstellen”. Wenn ihr dann einen wiederkehrenden Task als erledigt markiert, wird der komplette Task inklusive allen enthaltenen Infos dupliziert. Das neue Fälligkeitsdatum wird auf der Grundlage des Intervalls bestimmt, welches ihr zuvor für eine Wiederholung des Tasks eingestellt habt. So habt ihr ständig anfallende Aufgaben immer im Blick und sie gehen nicht verloren!

Status abändern, Benachrichtigungen pausieren

Es ist Urlaubszeit angesagt und ihr möchtet keinerlei Benachrichtigungen in euer Auszeit erhalten? Auch nicht von Asana? Setzt hierzu einfach euren Status in eurem persönlichen Profil auf “abwesend”, um alle Nachrichten zu deaktivieren. Unter dem Punkt “Inbox” in eurem Profil könnt ihr angeben, welche Nachrichten ihr nicht mehr erhalten möchtet.

Ebenfalls gibt es hier die Möglichkeit, “bitte nicht stören” auszuwählen, um Benachrichtigungen für einen bestimmten, von euch definierten Zeitraum zu pausieren.

Zeiterfassung innerhalb des Tools

Wenn ihr sehen möchtet, wie viel Zeit ihr mit bestimmten Tasks verbringt, gibt es eine weitere tolle Funktion für euch! Die Nummer zwei unserer Asana Hacks ist die Zeiterfassung innerhalb des Tools. Ihr könnt ganz einfach Harvest, ein Zeiterfassungstool, mit welchem wir ebenfalls arbeiten, mit Asana verbinden. So gibt es einen Überblick darüber, wie zeitintensiv bestimmte Tasks sind und langfristig können so auch Aufgaben beispielsweise automatisiert werden. Hierfür müsst ihr einfach in euren Einstellungen “Harvest Time Tracking” aktivieren. Wir lieben Harvest sowie die Möglichkeit, das Tool mit Asana zu verbinden!

Duplizieren und zuweisen

Drei Asana Hacks habt ihr bereits kennengelernt. kommen wir nun zum nächsten! Wenn ihr einen Task an mehrere Leute gleichzeitig zuweisen möchtet, dann zeigen wir euch ganz einfach wie: Ihr geht bei einem neuen Task auf “Verantwortliche Personen” und dann unten auf “duplizieren und zuweisen”.

Hier könnt ihr verschiedene Namen eingeben, die den entsprechenden Task erhalten sollen, aber auch ganze Team-Namen, wenn welche erstellt wurden. Jetzt müsst ihr nie wieder einzelne Aufgaben duplizieren, sondern könnt es in einem Schwung an alle relevanten Personen zuteilen.

Arbeiten mit Prioritäten-Tags

In Asana ist es möglich, Tasks mit Prioritäten zu versehen. Dabei habt ihr die Auswahl zwischen “high”, “medium” und “low priority”, sodass ihr eure einzelnen Aufgaben damit gruppieren könnt.

Ihr werdet einen besseren Überblick haben und habt so eure tägliche Arbeitszeit besser im Griff. Aufgaben von hoher Wichtigkeit werden schneller abgearbeitet und bei eher unwichtigeren Aufgaben könnt ihr euch mehr Zeit lassen. Wir sind begeistert von dieser Funktion!

Berichte in Asana

Links im Punkt “Berichte” in Asana könnt ihr euch einen Überblick darüber verschaffen, welche Aufgaben MitarbeiterInnen noch nicht erledigt haben. Auch, welche Aufgaben in der jeweiligen Arbeitswoche noch fällig sind, können hier eingesehen werden.

Durch diesen Bereich kann abgeschätzt werden, wie viele Tasks die MitarbeiterInnen noch offen hat und ob er oder sie ausgelastet ist oder wenig zu tun hat. Das Zeitmanagement wird also effizienter gestaltet und das Arbeitspensum kann gut abgeschätzt werden.

Asana mit anderen Tools verbinden

Mithilfe dieses Asana Hacks könnt ihr ganz einfach einen vereinfachten Workflow herstellen. Durch die Integration mit anderen Tools wie zum Beispiel Slack, Google Mail, Google Drive oder wie zuvor erwähnt auch Harvest, habt ihr einen besseren Überblick. Außerdem können E-Mails beispielsweise auch direkt zu Asana Tasks konvertiert werden. Probiert es am besten selbst aus!

Unser Liebling der Asana Hacks: Shortcuts

Vermutlich kein Geheimnis mehr, aber für die ein oder andere Person sicherlich hilfreich: Shortcuts in Asana! Ob zum Erstellen einer neuen Aufgabe, dem eigenen Zuweisen eines Tasks oder um eine Unteraufgabe zu erstellen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie ihr Shortcuts in Asana schnell und einfach anwenden könnt. Auf unserem Bild seht ihr eine erste Auswahl. Eine komplette Übersicht über alle möglichen Shortcuts für macOS und Windows findet ihr auch online auf der Asana-Seite zum Nachlesen!

Bonus Hack: Asana AI

Mit Asana AI könnt ihr Aufgaben, Projekte und Informationen noch schneller aufbereiten. Die Funktion unterstützt euch zum Beispiel dabei, Inhalte zusammenzufassen, Aufgaben klarer zu formulieren oder nächste Schritte besser zu strukturieren.

So spart ihr Zeit im Arbeitsalltag und behaltet auch bei vielen offenen To-dos leichter den Überblick. Gerade bei umfangreicheren Projekten kann das eine praktische Unterstützung sein. Wir finden: ein ziemlich nützliches Extra in Asana.

Wenn ihr eure Prozesse nicht nur in Asana, sondern auch darüber hinaus optimieren wollt, lohnt sich ein Blick in unseren Beitrag zum Office Management in Agenturen.

Fazit

Wir hoffen, dir gefallen unsere persönlichen Favoriten unter den Asana Hacks. Zum effizienteren Arbeiten, um einen Überblick zu behalten oder um deine persönlichen Tools kompakt und übersichtlich dargestellt zu bekommen, für jeden etwas dabei!

Alles in allem kann gesagt werden, dass wir täglich mit Asana arbeiten und uns einen Tag ohne dieses Tool gar nicht mehr vorstellen können.
In einem weiteren Blogartikel zeigen wir dir auf, wie genau wir Asana für unseren effektiven Workflow verwenden.

Eure Fragen

FAQ

Was ist Asana und wofür wird es genutzt?

Asana ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem ihr Aufgaben, Projekte und Workflows zentral organisieren könnt. Besonders in Agenturen hilft es euch, Deadlines im Blick zu behalten und die Zusammenarbeit im Team effizient zu steuern.

Welche Vorteile bieten Asana Hacks im Arbeitsalltag?

Asana Hacks helfen euch, Prozesse zu automatisieren, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben oder komplexen Projekten sorgen sie für mehr Struktur und Effizienz im Team.

Welche Asana Hacks sind besonders hilfreich?

Zu den effektivsten Hacks gehören:

Nutzung von Vorlagen für wiederkehrende Projekte
Einsatz von Automatisierungen (Rules) für Statusänderungen
Arbeiten mit benutzerdefinierten Feldern für bessere Übersicht
Verwendung von Shortcuts für schnellere Navigation
Integration externer Tools wie Slack oder Google Drive

Ist Asana kostenlos nutzbar?

Ja, Asana bietet eine kostenlose Version für kleinere Teams. Für erweiterte Funktionen wie Automatisierungen, Zeitleisten oder Reporting stehen kostenpflichtige Pläne zur Verfügung, die sich besonders für wachsende Teams lohnen.

Wie lassen sich Prozesse in Asana automatisieren?

Mit den sogenannten „Rules“ könnt ihr Aktionen automatisch ausführen lassen. Zum Beispiel können Aufgaben bei Statusänderungen verschoben, Verantwortliche zugewiesen oder Benachrichtigungen ausgelöst werden, ohne dass ihr manuell eingreifen müsst.

Für wen lohnt sich der Einsatz von Asana besonders?

Asana eignet sich für alle Teams, die strukturiert und transparent arbeiten möchten. Besonders Performance Marketing Agenturen, Projektteams und schnell wachsende Unternehmen profitieren von klar definierten Workflows und skalierbaren Prozessen.

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Unsere 8 beliebtesten Asana Hacks

Das erwartet euch