Unsere 8 beliebtesten Asana Hacks

Du nutzt bereits Asana oder ziehst es in Erwägung, in naher Zukunft mit dem Projektmanagement-Tool zu arbeiten? Dann unbedingt weiter lesen! Neben einer kurzen Beschreibung des Tools zeigen wir dir einige spannende Tipps und Tricks, wie du Asana optimal für dich nutzen kannst. Alle wichtigen Asana Hacks haben wir für dich herausgesucht. Viel Spaß beim Ausprobieren!

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Asana Hacks überblick tool

Bevor wir dir alle nützlichen Asana Hacks aufzeigen, mit denen du zukünftig noch effizienter und entspannter arbeiten kannst, erklären wir, die Facebook Agentur ZweiDigital, kurz und knapp, was Asana überhaupt ist. In einem gesonderten Blogbeitrag findest du außerdem interessante Informationen darüber, wie wir das Tool bei uns im Team für optimales Task Management nutzen.

Was ist Asana?

Für alle, die das Tool noch nicht kennen, folgt nun eine kompakte Beschreibung. Anschließend kannst du alle Asana Hacks direkt ausprobieren! 

Asana vereint Funktionen für Aufgabenverwaltung, Projektmanagement sowie Kommunikation in einem. Es ist hauptsächlich auf die Zeitplanung von Aufgaben beschränkt, weshalb das Tool auch sehr übersichtlich aufgebaut ist. Hier können Projekte erstellt werden, die beispielsweise einem Teammitglied oder Kund:innen entsprechen. Die jeweiligen Projekte enthalten von dir selbst erstellte Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Diese können individuell angepasst werden.

Neben Deadlines, wiederkehrenden Aufgaben und die Möglichkeit der detaillierten Beschreibung, können in die Aufgaben nämlich auch Kommentare, Anhänge oder auch Verantwortliche hinzugefügt werden. Eine kleine Besonderheit: In Asana hat man die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Ansichten zu wechseln, es gibt beispielsweise die Listenansicht, das Board oder die Kalenderansicht. Du erwägst es, Asana zu nutzen? Dann schau am besten direkt auf ihrer Webseite vorbei und informiere dich über mögliche Pakete.

Nützliche Asana Hacks

Kommen wir jetzt zu dem wichtigen Thema: den Asana Hacks! Das Tool bietet einige (versteckte, aber auch sehr offensichtliche) nützliche Funktionen, damit das Arbeiten noch mehr Spaß macht und du effizienter deinen Arbeitstag gestalten kannst. Welche Asana Hacks du auf keinen Fall missen solltest und welche dir das Arbeiten mit dem Tool definitiv erleichtern werden, verraten wir dir jetzt! 

Wiederkehrende Tasks

Asana Hacks wiederkehrende Tasks

Du hast Aufgaben, die täglich, wöchentlich oder monatlich anfallen? Dann kannst du ganz einfach einen Task als wiederkehrende Aufgabe einstellen. Dafür ganz einfach auf das Datum im Task klicken und unten auf “Wiederholung einstellen”. Wenn du dann einen wiederkehrenden Task als erledigt markierst, wird der komplette Task inklusive allen enthaltenen Infos dupliziert. Das neue Fälligkeitsdatum wird auf der Grundlage des Intervalls bestimmt, welches du zuvor für eine Wiederholung des Tasks eingestellt hast. So hast du ständig anfallende Aufgaben immer im Blick und sie gehen nicht verloren! 

Status abändern, Benachrichtigungen pausieren

Es ist Urlaubszeit angesagt und du möchtest keinerlei Benachrichtigungen in deiner Auszeit erhalten? Auch nicht von Asana? Setze hierzu einfach deinen Status in deinem persönlichen Profil auf “abwesend”, um alle Nachrichten zu deaktivieren. Unter dem Punkt “Benachrichtigungen” in deinem Profil kannst du angeben, welche Nachrichten du nicht mehr erhalten möchtest.

Ebenfalls gibt es hier die Möglichkeit, “bitte nicht stören” auszuwählen, um Benachrichtigungen für einen bestimmten, von dir definierten Zeitraum, zu pausieren. Viel Spaß beim Ausprobieren des Asana Hacks und im Urlaub! 

Zeiterfassung innerhalb des Tools

asana hacks harvest zeittracking einstellen

Wenn du sehen möchtest, wie viel Zeit du mit bestimmten Tasks verbringst, gibt es eine weitere tolle Funktion für dich! Die Nummer zwei unserer Asana Hacks ist die Zeiterfassung innerhalb des Tools. Du kannst ganz einfach Harvest, ein Zeiterfassungstool, mit welchem wir ebenfalls arbeiten, mit Asana verbinden. So gibt es einen Überblick darüber, wie zeitintensiv bestimmte Tasks sind und langfristig können so auch Aufgaben beispielsweise automatisiert werden. Hierfür musst du einfach in deinen Einstellungen “Harvest Time Tracking” aktivieren. Wir lieben Harvest sowie die Möglichkeit, das Tool mit Asana zu verbinden!

Duplizieren und zuweisen

Drei Asana Hacks hast du bereits kennengelernt – kommen wir nun zum vierten! Wenn du einen Task an mehrere Leute gleichzeitig zuweisen möchtest, dann zeigen wir dir ganz einfach wie: Du gehst bei einem neuen Task auf “Verantwortliche Personen” und dann unten auf “duplizieren und zuweisen”.

Hier kannst du verschiedene Namen eingeben, die den entsprechenden Task erhalten sollen, aber auch ganze Team-Namen, wenn welche erstellt wurden. Jetzt musst du nie wieder einzelne Aufgaben duplizieren, sondern kannst es in einem Schwung an alle relevanten Personen zuteilen.

Arbeiten mit Prioritäten-Tags

In Asana ist es möglich, Tasks mit Prioritäten zu versehen. Dabei hast du die Auswahl zwischen “high”, “medium” und “low priority”, sodass du deine einzelnen Aufgaben damit gruppieren kannst.

Du wirst einen besseren Überblick haben und hast so deine tägliche Arbeitszeit besser im Griff. Aufgaben von hoher Wichtigkeit werden schneller abgearbeitet und bei eher unwichtigeren Aufgaben kannst du dir mehr Zeit lassen. Wir sind begeistert von dieser Funktion!

Asana mit anderen Tools verbinden

asana hacks mit anderen tools verbinden

Mithilfe dieses Asana Hacks kannst du ganz einfach einen vereinfachten Workflow herstellen. Durch die Integration mit anderen Tools wie zum Beispiel Slack, Google Mail, Google Drive oder wie zuvor erwähnt auch Harvest, hast du einen besseren Überblick. Außerdem können E-Mails beispielsweise auch direkt zu Asana Tasks konvertiert werden. Probiere es am besten selbst aus!

Berichte in Asana

Links im Punkt “Berichte” in Asana kannst du dir einen Überblick darüber verschaffen, welche Aufgaben Mitarbeitende noch nicht erledigt haben. Auch, welche Aufgaben in der jeweiligen Arbeitswoche noch fällig sind, können hier eingesehen werden.

Durch diesen Bereich kann abgeschätzt werden, wie viele Tasks ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin noch offen hat und ob er oder sie ausgelastet ist oder wenig zu tun hat. Das Zeitmanagement wird also effizienter gestaltet und das Arbeitspensum kann gut abgeschätzt werden.

Unser Liebling der Asana Hacks: Shortcuts

asana hacks shortcuts

Vermutlich kein Geheimnis mehr, aber für die ein oder andere Person sicherlich hilfreich: Shortcuts in Asana! Ob zum Erstellen einer neuen Aufgabe, dem eigenen Zuweisen eines Tasks oder um eine Unteraufgabe zu erstellen – es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie du Shortcuts in Asana schnell und einfach anwenden kannst. Auf unserem Bild siehst du eine erste Auswahl – Eine komplette Übersicht über alle möglichen Shortcuts für macOS und Windows findest du auch online auf der Asana-Seite zum Nachlesen!

Fazit zu Asana Hacks

Wir hoffen, dir gefallen unsere persönlichen Favoriten unter den Asana Hacks. Zum effizienteren Arbeiten, um einen Überblick zu behalten oder um deine persönlichen Tools kompakt und übersichtlich dargestellt zu bekommen – für jede:n etwas dabei!

Alles in allem kann gesagt werden, dass wir täglich mit Asana arbeiten und uns einen Tag ohne dieses Tool gar nicht mehr vorstellen können. 🙂
In einem weiteren Blogartikel zeigen wir dir auf, wie genau wir Asana für unseren effektiven Workflow verwenden.

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