Unsere interne Nutzung von Asana

Um die Aufgaben unserer internen Teams in Asana zu organisieren, haben wir entsprechende Projekte angelegt, siehe Bild.

Wie in unserem Time-Tracking-Tool Harvest, haben wir auch hier die Projekte im Team „ZweiDigital intern“ für alle internen Projekte und im Team „ZweiDigital Kunden“ für alle unsere aktiven KundInnen angelegt. Zu unseren Kundenprojekten kommen wir aber noch zu einem späteren Zeitpunkt.

Also wie legen wir nun unsere Aufgaben an? Vorab muss gesagt werden, dass wir stets bemüht sind, unsere Prozesse zu optimieren und pflegen einen engen Austausch zwischen unseren Teams. Nur so können wir sicherstellen, dass wir unseren hohen Standards immer gerecht werden.

So haben wir für einen optimalen Projektablauf spezielle Vorlagen für unsere Tasks für das Design- / Reporting – / oder Tracking-Team erstellt.

Im Folgenden ein Beispiel für einen Design-Task:

Verantwortlich: Michelle wird als unser Head of Design automatisch zugeordnet, sie verteilt die Aufgabe an ihr Team weiter. 

Fälligkeitsdatum: Die Fälligkeit ist automatisch der heutige Tag, damit die Aufgabe nicht untergeht. Der/diejenige, der den Task bearbeiten wird, kann sich die Fälligkeit entsprechend selbst anpassen.

Projekte: Das Projekt “Design” ist vorausgewählt. Falls es sich um ein Kundenprojekt handelt, wird dieses zusätzlich ergänzt. 

Tags: Tags sind dafür da, um auf einen Blick zu sehen, welche Tasks priorisiert werden müssen. So können Tasks besser eingeordnet werden. 

PS: Im Bereich meine Aufgabenumgebung kann man nur mit Tags filtern – daher solltest du mit Tags arbeiten, falls du diese Art der Darstellung bevorzugst. 

Bei uns haben die Farben folgende Bedeutung:

Rot: 24 Stunden 

Gelb: 2-3 Tage 

Grün: 4-5Tage

Dabei sprechen wir von der Zeit, die den Designer:innen zur Bearbeitung des Tasks zur Verfügung steht. Und schon ist der Task bereit zur Bearbeitung.

Auch hier gibt es wieder die Möglichkeit, verschiedene Reiter wie Verantwortlichkeit, Fälligkeit, Projekte und Tags hinzuzufügen. Dies bietet die Möglichkeit, Aufgaben zu filtern, priorisieren und immer den Überblick über alle anstehenden To Do’s zu behalten. 

Wer mag, kann dabei die Listenansicht verwenden oder mit der Board Übersicht arbeiten (siehe Bild).

Wie oben erwähnt, nutzen wir eine einheitliche Struktur für unsere Kundenprojekte. Und das Beste daran: Sobald ein neues Kundenprojekt angelegt wird, erstellt sich dieses automatisch! Zapier sei Dank!

Kleiner Exkurs: Zapier ist ein Tool, um automatisiert Aktionen zwischen verschiedenen Web-Apps zu verknüpfen und deren Anwendungen untereinander zu synchronisieren, damit diese die gewünschten Prozesse ausführen. 

Also, wird das Projekt nun angelegt, können wir dazu die bereits erstellte Vorlage verwenden. 

Zapier erstellt automatisch die unter #2 dargestellte Projektmaske in Asana, darunter auch sämtliche Aufgaben, die im Onboarding-Prozess anfallen und erledigt werden müssen. Diese werden automatisch Philipp zugewiesen, damit er das Projekt anschließend an den verantwortlichen Kampagnenmanager weiterleitet.